“… เวลาไม่เคยรอใคร อย่ามัวแต่ปล่อยให้เวลาผ่านไปเรื่อยๆ ถ้าอยากใช้ชีวิตอย่างที่ต้องการ ต้องรู้จัก “บริหารเวลา” ให้เป็น …“

คุณรู้หรือไม่ว่า … อะไรคือตัวแปรสำคัญที่ทำให้ในแต่ละวันทำงานของเราแตกต่างกันไป? เราจะรู้สึกว่าบางวันเราทำงานได้ดี ในขณะที่บางวันเรามีปัญหาไม่หยุดหย่อน หรือบางครั้งก็ยุ่งเสียจนจัดการไม่ได้ … สาเหตุสำคัญเป็นเพราะ “เราไม่ได้วางแผน” การทำงานในแต่ละวันให้ดีพอ ซึ่งหากเราสามารถบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพมากพอ เราก็จะสามารถจัดการงานแต่ละวันของเราได้อย่างแน่นอน บทความนี้ Spaceship เลยขอมาแนะนำ 8 เคล็ดลับวิธี ‘บริหารจัดการเวลา’ เพื่อการทำงานอย่างมืออาชีพ รับรองเลยว่าต่อจากนี้ไปชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นและมีเวลาเหลือเฟืออีกเยอะเลยทีเดียว!

ส่วนจะมีเทคนิคอะไรบ้างนั้น เราไปติดตามกันได้เลยค่ะ !?

1) การจัดลำดับความสำคัญ
เริ่มต้นจากการ List รายการงานที่ต้องทำโดยแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามหลักของ Eisenhower Matrix จากแนวคิดของประธานาธิบดีสหรัฐฯ Dwight D.Eisenhower ที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย โดยมีรายละเอียด ดังนี้
- Urgent And Important : งานที่สำคัญและเร่งด่วน
ตัวอย่างเช่น กิจกรรมหรืองานที่มีกำหนดระยะเวลาต้องรีบทำทันที เช่น งานที่ได้รับมอบหมายโดยตรง
- Urgent But Not Important : งานที่เร่งด่วน แต่ ไม่สำคัญ
ตัวอย่างเช่น ธุระหรือกิจกรรมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับเรา การจองบัตรคอนเสิร์ต หรือตอบกลับ Email เล็กน้อย
- Important But Not Urgent : งานที่สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน
ตัวอย่างเช่น การพัฒนาตัวเอง การเรียน การออกกำลังกาย แผนการทำงานในอนาคต
- Not Important And Not Urgent : งานที่ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน
ตัวอย่างเช่น ดูละคร เล่น Social Media ซึ่งเราควรลดการใช้เวลาในเรื่องเหล่านี้ให้เหลือน้อยที่สุด

2) จัด Time Boxing
Time Boxing คือ เครื่องมือจัดการเวลาที่รวม To Do List + Calendar เข้าด้วยกัน เพื่อให้เห็นแผนงานล่วงหน้า โดยกำหนดงานที่ทำออกเป็นช่วงๆ ให้เสร็จเป็นชิ้นๆ ไป ถือเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจว่าเราต้องทำอะไรต่อไป? เป็นการวางแผนการบริหารจัดการเวลาล่วงหน้าโดยที่งานแต่ละชิ้นจะอยู่ในตารางเวลาของวันเป็นรายสัปดาห์และต้องเผื่อเวลาแต่ละวันไว้รับมืองานด่วนที่แทรกเข้ามาด้วย

3) หาช่วงเวลาที่ตัวเองทำงานได้ดีที่สุด
ไม่ว่าจะเป็นตอนเช้า ตอนดึกหรือตอนบ่าย ช่วงเวลาไหนของวันที่คุณสามารถทำงานได้ดีที่สุด? ลองวางแผนการทำงานของคุณโดยทำงานที่คุณให้ความสำคัญมากที่สุดในช่วงเวลานั้น ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะทำให้การบริหารจัดการเวลาของคุณออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ

4) รู้จักแบ่งเวลาให้คุ้มค่าทั้งเวลางานและเวลาส่วนตัว
การแบ่งเวลาในส่วนนี้คือการกำหนด Routine เวลาส่วนตัวให้ชัดเจน แม้ว่าจะเป็นช่วงที่งานรุมเร้ามากแค่ไหน ก็ต้องทำกิจกรรมส่วนตัวเช่นเดิมให้ครบตามความสำคัญ มีเส้นแบ่งระหว่างเวลางานกับเวลาส่วนตัวอย่างมีกระบวนการ รู้ว่าเวลาใดต้องเข้าสู่การทำงานที่ชัดเจนก็จะช่วยให้ชีวิตของเราดีขึ้นทั้งในด้านการทำงานและเรื่องส่วนตัว

5) Work Smarter, Not Harder
“คนที่บริหารจัดการเวลาได้ดีคือคนที่สามารถทำงานได้อย่างมีคุณภาพ ไม่ใช่คนที่ทำงานได้ในปริมาณมาก”

6) มองหาตัวช่วยเพื่อลดระยะเวลาการทำงาน
อีกหนึ่งเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือ ‘การหาตัวช่วย’ เพื่อลดระยะเวลาให้น้อยลงแต่คงไว้ซึ่งประสิทธิภาพที่ดีเยี่ยมในทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• การขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ
  งานหรือสิ่งที่เราต้องทำบางอย่างอาจจะทำเองได้ แต่ถ้าทำได้ไม่ดีเราก็ควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ตัวอย่างเช่น สนใจอยากลงทุนแต่ไม่มีเวลาติดตามผลก็สามารถพิจารณาซื้อกองทุนที่ดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งแน่นอนว่าจะช่วยให้เราได้ทั้งความสบายใจและได้รับผลตอบแทนที่ดี
• การเรียนรู้จากผู้ที่มีประสบการณ์ในแวดวงต่างๆ
  ในกรณีที่ต้องการเริ่มทำเรื่องบางเรื่องอย่างจริงจัง การศึกษาจากผู้ที่มีประสบการณ์จะช่วยให้เราประหยัดเวลาจากการลองผิดลองถูกได้ ไม่ว่าจะผ่านการพูดคุย แลกเปลี่ยนไอเดียหรือการศึกษาจากหนังสือและแหล่งข้อมูลต่างๆ
• การใช้เทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วย
  ฝึกฝนและหัดใช้งาน Program หรือ Application เพื่อช่วยให้เราทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ใช้วิธีการกระจายงาน
  การส่งต่องานที่เหมาะสมกับความสามารถของคนในทีมก็ถือเป็นการบริหารเวลาอย่างหนึ่ง ซึ่งนอกจากจะเป็นการลดภาระของเราเพื่อจะได้ไปโฟกัสกับสิ่งที่เราควรจะทำมากกว่าแล้ว ยังถือเป็นการฝึกและสร้างประสบการณ์ให้กับเพื่อนร่วมทีมของเราอีกด้วย

7) ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
การใช้ชีวิตในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะเป็น การเรียนรู้ การทำงาน การทำธุรกิจ ต้องมีการวางแผน ถามตัวเองตลอดว่า “เราต้องการอะไรในชีวิต” แล้วลองวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว พร้อมกับการประเมินความเป็นไปได้และทิศทางในการดำเนินชีวิตให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้นๆ

8) ไม่ผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งเป็นสิ่งหนึ่งที่ส่งผลเสียต่อการทำงาน มันจะทำให้คุณเสียเวลาและพลังงานไปโดยเปล่าประโยชน์ และอาจจะทำให้เกิดปัญหาหรือผลกระทบในระยะยาวทั้งในเรื่องหน้าที่การงานและชีวิตส่วนตัว

“เทคนิคการบริหารเวลา” ถือเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นสำหรับผู้ที่ต้องการเรียนรู้การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์และคุ้มค่ามากที่สุด เพื่อให้การทำงานในชีวิตประจำวันเป็นไปอย่างราบรื่น มีเวลาเพียงพอที่จะบริหารจัดการสิ่งต่างๆให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี รวมถึงมีเวลาส่วนตัวเพื่อพักผ่อนหย่อนใจ และอย่าลืมว่า … “แม้เราจะไม่สามารถเพิ่มเวลาให้ 1 วันมีมากกว่า 24 ชั่วโมงได้ แต่การรู้คุณค่าและบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ย่อมช่วยให้เรามีความสุขในชีวิตมากขึ้น ได้ทำในสิ่งที่สำคัญจริงๆ และนำพาเราไปสู่ความสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้” 

และสำหรับใครที่รู้สึกว่าทุกวันนี้ยุ่งเหลือเกิน สมดุลชีวิตเสียไปหมด !!! ลองนำ 8 เทคนิคที่เราแนะนำไปปรับใช้กันดู หรือถ้าอยากเรียนรู้เครื่องมือและเทคนิคการบริหารเวลาดีๆ จากผู้เชี่ยวชาญ ขจัดสิ่งที่ทำให้สูญเสียเวลาและสร้างเวลาเพิ่มขึ้นมาเพื่อรองรับภารกิจที่เผชิญอยู่ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว โดยสามารถวางแผนและจัดสรร ‘เวลา’ อย่างมีคุณภาพให้กับ ‘ชีวิต’ อย่างเป็นระบบและประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้

ลองมาทำความเข้าใจเนื้อหาในหลักสูตร Smart Time Management Techniques กันดูนะคะ
ศึกษารายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่ : https://www.spaceship.in.th/courses/43/info