รู้ไหมว่า !? สิ่งสำคัญที่สุดในการประกาศรับสมัครงานใดๆ ก็ตามของแต่ละบริษัทฯ และเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR) นั่นก็คือ ‘Job Description: JD’  หรือ ‘ใบพรรณนาหน้าที่งาน’ หรือจะกล่าวว่าการทำ ‘JD ประกาศงาน’ เป็นอะไรที่มากกว่าแค่โฆษณาหรือประชาสัมพันธ์แบบอื่นๆ ทั่วไป

เพราะบางทีการที่คุณประกาศหาคนทำงานแต่กลับไม่ได้ผู้สมัครงานที่ใช่ ตรงใจและตรงตามที่คุณต้องการ … สาเหตุอาจมาจากการทำประกาศงานที่ไม่ชัดเจนก็เป็นได้ !!!

และก่อนที่เราจะไปทำความรู้จักกับ ‘เทคนิคของการเขียน Job Description ที่ดีนั้น’ เรามาทำความเข้าใจกันก่อนดีกว่าว่า … JD คืออะไร? มีความสำคัญอย่างไร? และจัดทำขึ้นเพื่ออะไรกันแน่?

Job Description (JD) คือ เอกสารที่ใช้ระบุหน้าที่ ความละเอียดและความรับผิดชอบของตำแหน่งงานต่างๆ ในองค์กรอย่างชัดเจน รวมถึงสามารถนำมาใช้ในการบริหารและเสริมสร้างสมรรถนะของ “ทรัพยากรบุคคล” ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้สร้างมาตรฐานในการสรรหา คัดสรร ว่าจ้างคนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม โดยช่วยให้พนักงานทราบขอบเขตการทำงานและความรับผิดชอบของตัวเองที่ชัดเจน และสามารถใช้เป็นตัวชี้วัดประเมินผลงานของพนักงาน รวมถึงปรับใช้ในการคัดเลือกพนักงานใหม่ได้อีกด้วย ซึ่ง JD ที่ดีต้องระบุได้ว่า … ตำแหน่งงานนั้นๆ จะต้องทำงานอะไรบ้าง อยู่โครงสร้างไหนขององค์กร มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมไปถึงฝ่าย HR เอง ก็ต้องสามารถรู้ได้ว่าควรจะพัฒนา ‘Skills’ หรือ ‘ทักษะ’ อะไรเพิ่มเติม เพื่อให้ตำแหน่งนี้เติบโตก้าวหน้ามากขึ้น 

'HR' จึงเป็นบุคคลสำคัญที่ต้องทำหน้าที่สรรหาบุคลากรและอาจจะต้องเป็น ‘หัวเรี่ยวหัวแรง’ หลักในการจัดทำ ‘JD’ ของแต่ละตำแหน่งงานให้เหมาะสม โดย JD ที่ดีนั้น ก็ไม่ควรเขียนขึ้นโดยฝ่าย HR เพียงฝ่ายเดียว เพราะไม่มีทางที่ HR จะรู้รายละเอียดในการทำงานของทุกฝ่ายได้หมด สิ่งที่ HR ควรทำมากที่สุดก็คือการเป็น ‘ตัวหลัก’ ในการประสานงานแต่ละส่วนในการจัดทำ JD โดยให้ผู้ปฎิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้นๆ เขียนลักษณะงานตามที่เกิดขึ้นจริง แล้วส่งต่อให้หัวหน้างานระดับสูงดูภาพรวมของ JD ว่าสอดคล้องกับนโยบายหรือเป้าหมายความสำเร็จอื่นๆ ขององค์กรหรือไม่ … จากนั้น HR จึงจัดทำ JD สุดท้าย เพื่อเป็นมาตรฐานขององค์กรอีกครั้งหนึ่ง

ดังนั้น ลองมาดู 5 เทคนิคการเขียน Job Description ที่ดี ที่เรานำมาฝากทุกคนกันดีกว่า

1 - [เขียนจากผู้รู้ / ผู้ทำงานจริง]
Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็น ‘มาตรฐานองค์กร’ แต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรู เว่อร์วังอลังการที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ แต่ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้ / ผู้ที่ทำงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจน ครบถ้วน และนำไปใช้งานได้จริงและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด

2 - [กระชับ / ได้ใจความ]
เนื้อหารายละเอียดของ JD ควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย ไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง เพื่อป้องกันไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ด้วย

3 - [อ่านแล้วเข้าใจง่าย]
Job Description ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน โดยเฉพาะการหลักเลี่ยงคำจำพวกที่ว่า อาจจะ, น่าจะ หรือแม้แต่จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ซึ่งหากมีการใช้ ‘ศัพท์เทคนิค’ ‘อักษรย่อ’ หรือแม้แต่ ‘ภาษาต่างประเทศ’ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติมหรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น

4 - [มีเนื้อหาครบถ้วน]
Job Description ในแต่ละตำแหน่ง หากเขียนไว้ไม่ครบถ้วน ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นๆ รวมถึงสร้างความไม่พอใจ ให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นได้เหมือนกัน ทางที่ดี เราควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรก เพื่อความยุติธรรมต่อทั้งสองฝ่าย

5 - [ปรับปรุงรายละเอียดต่างๆ ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ]
Job Description ที่ดีควรมีการปรับปรุงแบบฟอร์มและเนื้อหาอยู่เสมอ ซึ่งฝ่าย HR ต้อง Update ข้อมูล JD ให้เป็นปัจจุบันมากที่สุด โดย HR เองต้องดำเนินการตรวจสอบและติดตามผลว่า … เนื้อหาใน JD ได้ถูกนำไปใช้ในระบบบริหาร & พัฒนาบุคลากรหรือไม่ ถ้าไม่ HR ก็ควรปรับเปลี่ยนโดยเพิ่มเนื้อหาบางส่วนเข้าไปเพื่อให้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดการบุคลากรได้มากขึ้น!

สรุปให้เห็นภาพง่ายๆ หากฝ่าย HR ขององค์กรเขียน ‘Job Description’ ไม่เคลียร์แล้วล่ะก็ นอกจากทำให้คนที่ทำงานในตำแหน่งนั้นๆ ไม่เข้าใจกับบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเองแล้ว … อาจทำให้เกิดการทำงานที่ทับซ้อนกันหรือเกิดเป็นพื้นที่สีเทาที่ไม่ชัดเจนในการทำงาน ไม่ทราบว่าใครต้องทำอะไรกันแน่ ซึ่งแน่นอนว่าอาจจะส่งผลกระทบต่อทั้งตัวพนักงานเองและองค์กรในระยะยาวได้!

เรียนรู้เทคนิคการเขียน Smart Job Description อย่างมืออาชีพไปกับ อ. ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร ที่ปรึกษาด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ประสบการณ์สอนและเป็นที่ปรึกษาให้กับบริษัทชั้นนำต่างๆ มากกว่า 20 ปี

** สนใจดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่: **  
https://www.spaceship.in.th/courses/51/info