การเขียน Email ภาษาอังกฤษ ใครๆ ก็เขียนได้แต่จะมีสักกี่คน … ที่สามารถเขียนได้ถูกต้อง สื่อสารตรงประเด็น และได้งานตรงตามที่ต้องการ !? 

การเขียน ‘Email’ เป็นภาษาอังกฤษนั้น ถือว่ามีความสำคัญมากในช่วงเวลานี้ เพราะในองค์กรหลายแห่งและแทบจะทุกแวดวงอุตสาหกรรมในประเทศไทยไม่ได้มีแค่พนักงานที่เป็นชาวไทยเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานชาวต่างชาติที่เราจำเป็นต้องติดต่อ พูดคุย สื่อสาร ประชุม หรือแม้แต่ประสานงานด้วยอยู่เสมอ ส่งผลให้ ‘ภาษาอังกฤษ’ มีความสำคัญอย่างมากและถูกใช้เป็น ‘ภาษากลาง’ เพื่อการติดต่อสื่อสารทั้งในส่วนของการพูดคุยประสานงานระหว่างกันไปจนถึงการติดต่อทางธุรกิจผ่าน Email กับพนักงานรวมถึงลูกค้าทั้งในและนอกองค์กร ซึ่งการเขียน ‘Email ภาษาอังกฤษ’ นั้น นอกจากจะช่วยให้คุณสื่อสารความต้องการไปสู่ผู้รับแล้ว … ยังถือเป็นตัวชี้วัดความน่าเชื่อถือและสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของ ‘ผู้ส่ง’ ได้อีกด้วย

แต่เชื่อว่าบางคนก็อาจจะมีความกังวล เพราะยังไม่ค่อยแม่นหรือไม่เข้าใจในหลักการใช้ ‘ภาษาอังกฤษ’ เท่าไหร่นัก ในบทความนี้จะมาบอกเล่า 10 เทคนิคดีๆ ที่จะช่วยยกระดับการเขียน Email ของคุณให้มีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นในเวลาอันรวดเร็ว เพื่อให้คุณสามารถเขียน Email ได้อย่างถูกต้อง สื่อสารได้ตรงประเด็นและได้งานหรือผลลัพธ์ตามที่ต้องการ 

แล้วคุณจะรู้ว่า … การเขียน ‘Email ภาษาอังกฤษ’ นั้น ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป!

1) เขียนเนื้อความทั้งหมดให้สั้นกระชับ
วางแผนให้ดีว่าต้องการให้คนที่อยู่ปลายทางรับรู้ เข้าใจ หรือทำอะไร ด้วยข้อความสั้นๆ

2) พยายามตั้งหัวข้อ Email อย่างมืออาชีพ
Email Topic นั้น เปรียบเสมือนประตูบานแรกสู่เนื้อหาที่เราต้องการนำเสนอ ดังนั้น เราจึงจำเป็นต้องพิถีพิถันกับการตั้งหัวข้อ Email สักหน่อย เพื่อให้ดูดี เป็นมืออาชีพและตรงประเด็น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการสื่อสารกับผู้รับไปได้ไม่น้อย

3) การเขียนเพื่อเกริ่นนำสำคัญอย่างยิ่ง
การเกริ่นนำถือเป็นศิลปะในการเขียน Email อย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นการเปิดบทสนทนาที่ช่วยส่งเสริมให้ผู้รับ Email รู้สึกดียิ่งขึ้นเมื่อได้อ่าน อาจจะเป็นการถามไถ่สารทุกข์สุขดิบหรือแม้กระทั่งการอวยพรให้ผู้อ่านมีวันที่ดี เป็นต้น นอกจากนี้ อีกรูปแบบหนึ่งของการเขียนเกริ่นนำก็คือ การใช้คำขอบคุณ Email ก่อนหน้าเพื่อทำให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่เค้าอธิบายหรือชี้แจง อาทิเช่น

• “Thank you for letting me know about this opportunity”
• “Thank you for submitting your application. ”
• “Thank you for expressing your interest in this position”

4) ใช้ตัวอักษรพิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ ให้ถูกต้องตามเนื้อความอยู่เสมอ
การใช้ตัวอักษรพิมพ์เล็กและพิมพ์ใหญ่อย่างถูกต้องจะทำให้ Email ของคุณดูเป็นมืออาชีพและมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น โดยปกติแล้ว การเขียนมักใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นนำในประโยค แต่บางคำซึ่งเป็นคำเฉพาะ เช่น ชื่อองค์กร บริษัทฯ ชื่อประเทศ ชื่อสถานศึกษาหรือชื่อบุคคลต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ

5) มีวาทศิลป์เพื่อการโน้มน้าวใจ
นอกเหนือจากสไตล์การเขียน Email ให้อ่านง่าย กระชับ ได้ใจความแล้ว การใช้ระดับของสำนวนภาษาอังกฤษและจิตวิทยาในการโน้มน้าวให้ผู้รับยอมทำในสิ่งที่เราต้องการก็มีความสำคัญมากเช่นกัน

6) หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลง หรือ คำย่อ 
เชื่อว่าหลายท่านอาจจะคุ้นชินกับการเขียนคำย่อหรือคำแสลงซึ่งอาจติดมาจากการใช้งานช่องทาง Social Media แต่ในกรณีของการติดต่อประสานงานผ่าน Email คุณจะต้องหลีกเลี่ยงคำย่อหรือคำแสลงต่างๆ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

• Thx u > Thank you
• Pls / Plz > Please
• I’m > I am
• BTW > By the way
• ASAP > As soon as possible

7) การขอบคุณสำคัญอย่างยิ่ง
ประโยคปิดท้ายที่ดีจะทำให้ Email ของคุณมีความงดงาม ดูมีความอ่อนน้อมและมีความมืออาชีพไปพร้อมกัน ดังนั้น เราควรใช้ประโยค Thank you ควบคู่กับประโยคอื่นๆ ด้วย เพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกเข้าใจและรู้สึกได้ถึงคำขอบคุณนั้นจริงๆ ตัวอย่างการขอบคุณปิดท้าย … สามารถเขียนได้ดังต่อไปนี้

• “Thank you for your understanding”
• “Thank you for your support”
• “Thank you for your attention to this matter”
• “Thank you for everything you have done”

8) ใช้คำลงท้ายให้เหมาะสมกับผู้รับในแต่ละสถานการณ์
คำลงท้าย คือ ประโยคปิดก่อนจะลงชื่อผู้ส่ง หลายท่านคงคุ้นเคยกับคำว่า Best regards แต่จริงๆ แล้ว มีคำลงท้ายให้คุณเลือกใช้ได้มากมายหลายประเภทขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์และสถานะระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

• Yours sincerely, Sincerely
  ใช้สำหรับการส่ง Email ให้กับผู้ที่สำคัญมากและมีความเป็นทางการมากที่สุด
• Regards, Best regards
  ประโยคยอดฮิตที่ใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์ มีความสุภาพในระดับพอดี โดยสามารถใช้ในการส่งให้เจ้านาย หัวหน้า ลูกค้า คนในทีมหรือเพื่อนร่วมงานก็ได้
• Cheers
  คำสั้นๆ ที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย แนะนำว่าให้ใช้เฉพาะกับเพื่อนสนิทและใช้กับ Email ที่ไม่เป็นทางการเท่านั้น เนื่องจากคำนี้มีความเป็นกันเองค่อนข้างสูงและไม่ได้มีความเป็นทางการใดๆ อาจใช้สำหรับ Email นัดทานข้าว / Dinner Party / Staff Party / Company Trip ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงาน
   

9) ใส่ข้อมูลติดต่อใน Signature ให้ครบถ้วน
เพื่อให้ง่ายต่อการติดต่อกลับ หรือกรณีต้องการสอบถามข้อสงสัยใดๆ เพิ่มเติม 

10) ตรวจทานเนื้อความทั้งหมดอีกครั้งก่อนกดส่ง Email ไปยังผู้รับ
เมื่อเขียนเนื้อหา Email เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะกดส่ง Email ทุกครั้ง คุณควรที่จะอ่านทวนในสิ่งที่คุณเขียนอีกรอบ เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น อาจเริ่มต้นตรวจสอบตั้งแต่ที่อยู่ Email ของผู้รับว่าถูกต้องหรือไม่? เพราะคุณอาจส่งข้อมูลลับของบริษัทฯ ไปให้อีกคนที่ชื่อ Email คล้ายกันจนอาจทำให้ข้อมูลสำคัญนั้นๆ รั่วไหลไปได้ หลังจากนั้น คุณควรอ่านเพื่อตรวจสอบความครบถ้วนของเนื้อหาทั้งหมดเพื่อป้องกันความเข้าใจที่ผิดพลาด และสิ่งสำคัญข้อสุดท้ายเพื่อให้ Email ของคุณมีความมืออาชีพและน่าเชื่อถือสูงที่สุด คือ การตรวจสอบการสะกดคำว่าถูกต้องหรือไม่? ซึ่งแน่นอนว่าการเขียนประโยคอย่างถูกต้อง ตรงไวยากรณ์ ย่อมช่วยเพิ่มความมั่นใจและความน่าเชื่อถือให้กับ Email ได้มากขึ้นเยอะเลยทีเดียว

** การเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษนั้นไม่ใช่เรื่องที่ยาก คุณอาจจะต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ ด้วยหลักการดัง 10 เทคนิคข้างต้น โดยสามารถนำไปลองปรับใช้กับการทำงานและการติดต่อสื่อสารผ่าน Email ประจำวัน เพื่อให้ Email ของคุณนั้นดูดี มีภาษาเขียนที่สละสลวย ถูกต้อง และมีความเป็นมืออาชีพเวลาติดต่อสื่อสารทางธุรกิจมากยิ่งขึ้น!

เรียนรู้เทคนิคเพิ่มเติมซึ่งช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการเขียน Email ภาษาอังกฤษของคุณให้ดูดีแบบมือโปร กระชับ ตรงประเด็น ถูกต้อง เพื่อเพิ่มความมั่นใจและประสิทธิภาพในการสื่อสารด้วย Email ของคุณในครั้งต่อๆ ไปให้ดียิ่งขึ้น กับหลักสูตรออนไลน์ How to Write the Professional Email (เขียน Email ภาษาอังกฤษอย่างไร…ให้ดูโปร) ที่สอนโดย Language Instructor ผู้เชี่ยวชาญด้าน Grammar, TOEFL, IELTS & TOEIC โดยตรง

สนใจดูรายละเอียดและรับชมตัวอย่างหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่:
https://www.spaceship.in.th/courses/32/info