Q: ทุกวันนี้มีองค์กรไหนใดโลก … ไม่ใช้ ‘Email’ ในการทำงานบ้าง?

ถ้าคำตอบคือมี … ก็คงเป็นส่วนน้อยหรือคิดเป็น 0.XXX % ใช่ไหมละคะ? นั่นแสดงให้เห็นว่า ‘Email’ ยังคงครองแชมป์ตำแหน่งช่องทางการติดต่อสื่อสารที่สำคัญเป็นอันดันต้นๆ ซึ่งถูกใช้งานและเกิดขึ้นมาบนโลกกว่า 60 ปี เพราะเป็นช่องทางที่สะดวก สามารถส่งข้อความเพื่อติดต่อส่งข่าวสารหรือทำธุรกิจร่วมกันพร้อมแนบไฟล์ รูปภาพ หรือแม้แต่เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่วินาที ถึงแม้ว่าผู้ส่งและผู้รับ Email จะอยู่ห่างไกลกันคนละซีกโลกก็ตาม

ซึ่งหากคุณลองสังเกตให้ดีจะพบว่า ในช่วงเวลาที่ Technology / Innovation / Smartphone / Application และ Social Media เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่มีสิ่งหนึ่งที่ไม่เคยถูกลบเลือนออกไปเลย นั่นก็คือ “Email” ซึ่งยังคงเป็นสิ่งจำเป็นและถูกใช้งานกันเพิ่มขึ้นอยู่ทุกวัน ยิ่งไปกว่านั้น … นอกจาก ‘Email’ จะเป็นช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับทุกสถานการณ์ไม่ว่าเรื่องนั้นจะมีความเป็นทางการหรือใช้สำหรับชี้แจงประเด็นต่างๆ ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสาร หรือสนทนาทั่วๆไปแล้ว หากคุณอยู่ในองค์กรที่มีหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานเป็นชาวต่างชาติหรือทำงานอยู่ในบริษัทฯ ที่มักจะต้องติดต่อประสานงานระหว่างประเทศและคุยกับชาวต่างชาติอยู่บ่อยครั้ง เราขอบอกเลยว่า … ‘การเขียน Email ภาษาอังกฤษให้ออกมาดีและดูเป็นมืออาชีพนั้น มีผลต่อความน่าเชื่อถือทั้งกับตัวคุณเองและการทำงานอย่างมากเลยทีเดียว !!!’

และนั่นคือเหตุผล … ว่าทำไมความสามารถในการเขียน ‘Email ภาษาอังกฤษที่ดีควบคู่ไปกับการใช้ภาษาที่สวยงาม ชัดเจน และน่าเชื่อถือ จึงยังเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยส่งเสริมให้คุณได้งาน ประสบความสำเร็จและก้าวหน้าได้มากยิ่งขึ้น ในบทความนี้เราเลยจะขอพาคุณมาดู 5 ทริคง่ายๆ ของการเขียน ‘Email ภาษาอังกฤษแบบพื้นฐาน’ ที่สามารถนำไปปรับใช้ในสถานการณ์ต่างๆ โดยเฉพาะการประสานงานในองค์กรเครือข้ามชาติ ซึ่งจะช่วยขจัดความสับสนงุนงงว่าควรเขียนด้วยคำหรือประโยคแบบไหนดีจึงจะถูกต้อง พร้อมยกระดับความเป็นมืออาชีพของ ‘Email ภาษาอังกฤษ’ ให้มากขึ้น ด้วยเนื้อความที่ถูกต้อง ชัดเจน ตรงประเด็น เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ราบรื่น สำเร็จตามเป้าหมาย และปลอดภัยจาก ‘คดีความ’ ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อธุรกิจในระยะยาวได้ !!! จะมีอะไรบ้างไปติดตามกันได้เลยค่ะ

1. เขียน Subject หรือ หัวข้อ Email ให้ชัดเจน เข้าใจง่าย และบอกถึงประเด็นสำคัญเสมอ
การเขียนหัวข้ออีเมลถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะถ้าคุณเขียนไม่ชัดเจนอาจทำให้ผู้รับเข้าใจผิดคิดว่าเป็น Spam และกดลบทิ้งไปทั้งที่ยังไม่ได้เปิดดูด้วยซ้ำ นอกจากนี้ ‘Subject’ ที่ดีไม่ควรยาวจนเกินไปหรือสั้นจนจับใจความสำคัญไม่ได้ รวมถึงควรใส่ประเด็นสำคัญที่คุณกล่าวถึงใน Email แต่เป็นข้อความสั้นๆ อาทิ Internal Meeting / Sale Forecast Etc.


2. ข้อความใน Email ควรเน้นข้อความสำคัญโดยใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่าย
เนื้อหาหรือข้อความใน Email ไม่ควรยาวจนเกินไป แต่คงไว้ซึ่งใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสารอย่างครบถ้วน อาจจะเน้นไปที่ข้อความที่สำคัญอ่านแล้วเข้าใจได้ง่ายเพื่อดึงความสนใจ เพราะผู้รับ Email บางคนอาจจะไม่มีเวลาในการอ่านข้อความยาวๆ ดังนั้น … เราควรเขียนให้มีใจความสำคัญมากที่สุดและเน้นแบบแผนที่เป็นทางการ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ ยิ่งไปกว่านั้นขอแนะนำให้ใช้ตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ข้อความที่เป็น ‘ข้อมูลสำคัญ’ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านด้วย

3. บอกกล่าววัตถุประสงค์หรือข้อความในสิ่งที่ต้องการอย่างชัดเจน
ในกรณีที่เราต้องการให้ผู้รับตอบกลับ Email ที่เราส่งไป อย่าลืมใส่ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับสับสนว่าเราต้องการอะไร? อาจใช้คำง่ายๆ อย่างเช่น ‘Please return the completed form to me within next Monday.’ หรือ ‘Please inform me when you have received the notification.’ Etc.


4. อย่าลืม!!! ใส่ข้อมูลการติดต่อของเราไว้ที่ท้าย Email ด้วย
เมื่อเราใส่รายละเอียดและเนื้อความใน Email ครบถ้วนหมดแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญก็คือ … การใส่ข้อมูลเพื่อติดต่อกลับไว้ตอนท้าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เราติดต่อประสานงานกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอก เพราะจะช่วยให้ผู้รับ Email ทราบว่าเราเป็นใคร ตำแหน่งอะไร สังกัดหน่วยงานใด หรือมาจากองค์กรไหน ซึ่งการใช้งาน Outlook หรือ Email บริษัทฯ ในช่วงเวลานี้ก็มีฟังก์ชันที่เราสามารถสร้าง Signature ที่เปรียบเสมือนเป็นนามบัตรของเราที่มีข้อมูลครบถ้วนได้อีกด้วย   


5. อ่านทบทวนเนื้อความทั้งหมดก่อนกด ‘Send’ ทุกครั้ง
เพื่อสร้างความเป็น Professional ให้ Email ของเรามากยิ่งขึ้น อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อความ การเว้นวรรค สะกดคำหรือไวยากรณ์ให้เรียบร้อยเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารหรือข้อความที่อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดหรือผิดความหมายที่เราต้องการจะสื่อ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน ถูกกาลเทศะและช่วยให้ลูกค้าหรือผู้ที่เราต้องติดต่อประสานงานด้วยนั้นเกิดความประทับใจไม่รู้ลืม …  


กุญแจสำคัญของการเขียน ‘Email เพื่อติดต่อธุรกิจหรือเกี่ยวข้องกับเรื่องงาน’ อาจไม่ใช่การใช้สำนวนหรือภาษาที่ซับซ้อน อลังการ … แต่เป็นการเขียนสื่อความออกมาได้อย่างชัดเจนและทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่ต้องการจะสื่ออย่างถูกต้อง! ลองนำทั้ง 5 ทริคข้างต้นไปปรับใช้สำหรับการเขียน Email ครั้งต่อๆไป เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับตัวเอง ธุรกิจ และสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้นกันดูนะคะ :)

ฝึกฝนและพัฒนาเคล็ดลับการเขียน ‘อีเมลภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ’ เพื่อป้องกันคดีความสำหรับทุกคนกับหลักสูตร The Secrets of Professionally Writing E-Mails with Legal Protection for Everyone คอร์สออนไลน์ที่ออกแบบมาสำหรับบุคลากรในทุกระดับขององค์กรหรือหน่วยงานธุรกิจ เพื่อพัฒนาทักษะและความเชี่ยวชาญด้านการเขียน ‘Email ภาษาอังกฤษ’ซึ่งเป็นภาษาทางการที่ใช้ในการทำงานหรือติดต่อประสานงานกันอย่างแพร่หลายในองค์กรทั่วโลก โดยเนื้อหาในภาพรวมนั้นจะมุ่งเน้นให้ผู้เรียนทุกท่านได้เข้าใจถึงหลักการ เคล็ดลับและเทคนิคเพื่อการใช้ Email ภาษาอังกฤษในการทำงานและติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานภายในเครือบริษัทข้ามชาติได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน ตรงประเด็น เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ราบรื่น สำเร็จตามเป้าหมาย และปลอดภัยจากการเกิดข้อผิดพลาด การฟ้องร้องหรือกล่าวหากันในทางกฎหมาย หรือเกิดคดีความที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้อีกด้วย 

ใครบ้างที่เหมาะสมกับการอบรมในคอร์สนี้?
➖ พนักงานทุกคนได้เคล็ดลับเขียนอีเมลภาษาอังกฤษซึ่งเป็นภาษาที่ใช้กันอย่างกว้างขวางภายในบริษัทข้ามชาติแบบมืออาชีพ ใช้ได้ผลจริง สามารถสร้างผลงานได้ดีเลิศ รวมถึงมีโอกาสได้รับเงินเดือนสูงๆ และเลื่อนตำแหน่งได้เร็วกว่าใคร
➖เจ้าหน้าที่ต่างๆ ในฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคุณภาพ ฝ่ายวิศวกรรม ฝ่ายบัญชีและฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถใช้อีเมลภาษาอังกฤษเพื่อทำงานและติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานภายในเครือบริษัทข้ามชาติได้ตรงประเด็น ทำให้งานสำเร็จร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
➖ทีมงานขาย ทีมงานดูแลลูกค้าและทีมงานนำเข้า-ส่งออก (Product & Service) ทุกคน เพื่อให้สามารถทำงานดูแลลูกค้าบริษัทข้ามชาติต่างๆ ทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจจนมีความสัมพันธ์ที่ดีและยั่งยืน
➖ ผู้บริหารและหัวหน้างานทุกคนเพื่อให้สามารถใช้อีเมลภาษาอังกฤษเพื่อการทำงานได้อย่างราบรื่นปลอดภัยจากคดีความ


รับชมตัวอย่างวิดีโอและรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่ : https://www.spaceship.in.th/courses/110/info