'การทำธุรกิจในปัจจุบัน' แทบจะทุกองค์กรล้วนแล้วแต่ต้องทำงานเกี่ยวข้องกับ ‘Data’ หรือ ‘ข้อมูล’ ซึ่งถือได้ว่าเป็นสินทรัพย์อีกหนึ่งอย่างที่มีมูลค่าและสำคัญอย่างมากต่อองค์กร โดยเฉพาะ “ข้อมูลตัวเลข” ที่ในบางครั้งอาจทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นเกิดความสับสน เนื่องจาก ‘ปริมาณข้อมูลที่มีจำนวนมากและค่อนข้างซับซ้อน’ จนไม่รู้ว่าจะหา Insight จากข้อมูลเหล่านั้นเพื่อนำมาพัฒนาธุรกิจได้อย่างไร? วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทำ Data Analytics อย่างไร? รวมถึงจะใช้ข้อมูลเหล่านั้นเพื่ออธิบายให้ผู้อื่นเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการได้อย่างไรบ้าง?

ซึ่งหนึ่งในวิธีการที่ง่ายที่สุดและได้ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม นั่นก็คือ … การทำ Data Visualization ในรูปแบบ Graph หรือ Charts โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel อีก 1 โปรแกรมที่สามารถจัดเก็บ จัดเรียง และจัดการข้อมูลให้พร้อมกับการนำเอาไปใช้สร้างสมการไปจนถึง ‘การนำเสนอข้อมูล’ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยแผนภูมิรูปแบบต่างๆ ซึ่งหากพูดถึงประเด็นเรื่องของการนำเสนอข้อมูลนั้น … มือใหม่หลายคนอาจจะสับสนรวมถึงยังไม่สามารถสร้างแผนภูมิที่สวยงาม สร้างสรรค์ และน่าดึงดูดสายตาจากผู้พบเห็นได้ สาเหตุส่วนใหญ่มาจากการที่ยังไม่รู้วิธีการหรือไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นฝึกทำแผนภูมิเหล่านั้นไปในทิศทางไหนดี?

แต่เชื่อหรือไม่ว่า .. ? ‘กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้น’ เป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของ ‘ข้อมูล’ ออกมาในรูปแบบที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น เพราะช่วยให้คนดูมองแล้วเข้าใจ เห็นภาพและทราบได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานเพื่อเปรียบเทียบข้อมูล, แจกแจงความถี่, บอกสัดส่วนองค์ประกอบของสิ่งต่างๆ, แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรหรือระยะเวลาในโครงการ (Timeline) ไปจนถึงบอกแนวโน้มคาดการณ์ตัวเลขต่างๆ ในอนาคต เป็นต้น แน่นอนว่าจะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบายข้อมูลของเราและทำให้การนำเสนอน่าสนใจและเป็นที่จดจำมากขึ้นเยอะเลยทีเดียว!   

และนี่คือลักษณะกราฟ 3 แบบ ที่ได้รับความนิยมที่สร้างจาก Microsoft Excel ซึ่งจะช่วยให้การนำเสนอ ‘Data’ ของเราดูน่าสนใจและสร้างสรรค์มากขึ้น

1. Bar Chart / Column Chart หรือ กราฟแท่ง
ไม่ว่ากราฟแท่งจะเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน เชื่อเถอะว่ากราฟพื้นฐานแบบนี้แหละเอาอยู่! โดยเฉพาะถ้าเราอยากเรียง Categorical Data ที่ไม่มีลำดับให้เห็นจากมากไปน้อย การใช้ Bar Chart แนวนอนถือว่าเหมาะสมที่สุดและสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลได้มากกว่า 1 ประเด็นอีกด้วย ตัวอย่างของงานที่จะใช้ ได้แก่

• กราฟเปรียบเทียบยอดขายรายเดือนของสินค้าในแต่ละกลุ่ม
• กราฟเปรียบเทียบจำนวนประชากรแต่ละประเทศในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ 
• กราฟยอดขายของแต่ละแผนกในองค์กรโดยแสดงผลเป็นแต่ละไตรมาส

2. Line Chart หรือ กราฟเส้น
ถ้าข้อมูลของคุณเป็นลำดับต่อๆ กัน ลองลากเส้นเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลแต่ละจุด แต่ต้องระวังข้อมูลถูก Aggregate หรือรวมมา โดยกราฟลักษณะนี้เหมาะอย่างมากสำหรับการแสดงให้เห็นถึงแนวโน้มของข้อมูลหรือการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลทั้งหมดในช่วงเวลาต่างๆ ตัวอย่างของงานที่จะใช้ ได้แก่

• กราฟแสดงราคาหุ้นในแต่ละชั่วโมง แต่ละวัน แต่ละเดือน 
• กราฟแสดงผลการดำเนินงาน ยอดขาย กำไรของแผนกเซลล์ในแต่ละไตรมาส
• กราฟแสดงยอดขายรายเดือนของบริษัทฯ ให้ใส่สัญลักษณ์ที่จุดข้อมูลเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดด้วย

3. Pie Chart หรือ กราฟวงกลม
โดยแบ่งวงกลมออกเป็นส่วนๆ จากจุดศูนย์กลาง เป็นการนำเสนอเพื่อเปรียบเทียบปริมาณของข้อมูล ซึ่งพื้นที่ในวงกลมแทนปริมาณของข้อมูลต่างๆ นิยมแสดงผลในรูปของร้อยละหรือเปอร์เซ็นต์ (%) ตามความเหมาะสม และใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบจำนวนย่อยๆ กับจำนวนทั้งหมด หรือเปรียบเทียบจำนวนย่อยๆ ด้วยกันเอง นอกจากนี้เพื่อความสวยงามและความดูง่าย สบายตา เราอาจจะใช้วิธีการลงสีเพื่อแยกประเภทข้อมูลตามความเหมาะสม แต่มีข้อแนะนำเล็กน้อยว่า *พยายาม* อย่าให้จำนวนของ Pie เกิน 5 ชิ้น เพราะจะทำให้ข้อมูลดูสับสนและเมื่อเปรียบเทียบแล้วจะดูเข้าใจได้ยาก ตัวอย่างของงานที่จะใช้ ได้แก่

• กราฟแสดง Market Share ของบริษัทฯ เทียบกับตลาดในกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน
• กราฟแสดงสัดส่วนยอดขายของกลุ่มสินค้าในบริษัทฯ แยกตามแบรนด์

การสร้าง ‘แผนภูมิ’ หรือ ‘กราฟ’ ด้วย Microsoft Excel เพื่อใช้ในการนำเสนอข้อมูลถือได้ว่าเป็นอีกทักษะสำคัญในช่วงเวลานี้ เนื่องจากหลายองค์กรมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมหาศาลซึ่งนับได้ว่าเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าอย่างหนึ่ง การที่จะดึงศักยภาพของ ‘ข้อมูล’ ออกมาใช้งาน พรีเซนต์ หรือสร้างเป็นรายงานนำเสนอ ย่อมต้องอาศัยความรู้ความเชี่ยวชาญโดยเฉพาะเทคนิคในการนำเสนอข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้น … การรู้จักแผนภูมิและกราฟรูปแบบต่างๆ และสามารถสร้างสรรค์ออกมาถูกต้องสอดคล้องกับสิ่งที่จะสื่อความหมาย โดดเด่น สวยงามและน่าดึงดูดใจ ก็จะเป็นประโยชน์อย่างมากทั้งกับตัวคุณเองและการดำเนินงานขององค์กรในอนาคต

ลองนำเทคนิคต่างๆ ในบทความนี้ไปลองฝึกฝนกันดูนะคะ แล้วคุณจะพบว่า … การสร้างกราฟแสดงข้อมูลไม่ได้ยากอย่างที่คิด :)

เพิ่มเติมความรู้และเทคนิคการจัดการ ‘ข้อมูล’ ที่เป็นประโยชน์ หรือใช้เป็นพื้นฐานในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบ Excel Dashboard ที่สรุปข้อมูลทุกอย่างให้อยู่ในหน้าจอเดียว … กับหลักสูตร Presenting Data with Charts by Excel (เทคนิคการนำเสนอข้อมูลด้วย Excel Charts) คอร์สออนไลน์อัดแน่นความรู้กว่า 5 ชั่วโมงเต็มที่จะช่วยให้คุณเข้าใจเทคนิคและสามารถสร้างแผนภูมิที่เหมาะสมตามลักษณะของข้อมูล โดยสามารถประยุกต์ใช้แนวทางที่ได้รับเพื่อสร้างและปรับแต่งกราฟชนิดต่างๆ และต่อยอดสู่การนำเสนอและสรุปข้อมูลได้อย่างเหมาะสม มีประสิทธิภาพ และเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น 

สามารถรับชมตัวอย่างวิดีโอและเนื้อหาทั้งหมดของหลักสูตรได้ที่:
https://www.spaceship.in.th/courses/74/info